De Petteflet
Buitenschoolse opvang De Petteflet zorgt ervoor dat schoolgaande kinderen uit Paal en Beringen voor en na schooltijd en tijdens vakanties de tijd van hun leven hebben. Het aanbod is geliefd, maar achter de schermen liep de organisatie tegen de grenzen van handmatige administratie aan. Van ouderinschrijvingen met pen en papier tot lange wachtlijsten – het was tijd om digitaal te gaan! HYPE bouwde een toekomstbestendig boekings- en beheersysteem voor de kinderopvang.
De uitdaging
Buitenschoolse opvang organiseren is geen sinecure: inschrijvingen beheren, kinderen correct in- en uitchecken, en alles administratief vastleggen. De Petteflet vroeg HYPE om hun volledige werking te digitaliseren met een gecentraliseerd platform. De oplossing moest het mogelijk maken dat ouders eenvoudig opvangplaatsen kunnen reserveren voor hun kinderen, en dat het opvangteam met overzichtelijke tools de administratie kan afhandelen en plannen. Een digitale uitdaging op maat? Challenge accepted!
De aanpak
HYPE begeleidde het project van concept tot lancering. Na grondige analyses en functionele sessies met het team van De Petteflet werkten we het platform uit in Drupal. Het nieuwe boekingssysteem maakt het mogelijk dat ouders opvangplaatsen reserveren, de status van hun reserveringen opvolgen en betalingsgegevens beheren. Voor de Petteflet zelf ontwierpen we een intuïtieve back-end waarin administratieve taken zoals aanwezigheidsregistraties, facturatie en roosterbeheer soepel verlopen. Dankzij de responsieve interface is het platform ook makkelijk toegankelijk via tablet en smartphone.
Het resultaat
Het boekingsplatform is nu het kloppende hart van De Petteflet. De organisatie kan eenvoudig opvangkalenders openstellen, locaties beheren, facturen versturen en attesten raadplegen. Ouders reserveren in enkele klikken opvangplekken en kunnen op locatie met een unieke code hun kinderen veilig aan- en afmelden. Het platform vermindert administratieve lasten voor De Petteflet en biedt ouders meer gebruiksgemak. Medewerkers kunnen zich nu meer focussen op hun kerntaak: kinderen een leuke en veilige opvangtijd bieden.
De toekomst
Het boekingsplatform van De Petteflet draait op volle toeren, en HYPE blijft betrokken als digitaal partner. Of het nu gaat om kleine optimalisaties of grotere uitbreidingen, we staan paraat om het platform te ondersteunen. Digitale innovatie stopt immers nooit, en wij staan klaar om De Petteflet in de toekomst te blijven versterken.
Ook je opvangproces digitaliseren?
HYPE bouwt platformen met de menselijke touch.
